Man kan inget annat än att bli glad när GRO-teamet kopplar upp och kopplar samman delarna som gör ett digitalt möte meningsfullt.

Idag fick vi uppleva ett engagerande möte via Zoom med 80 deltagare från varstans ute i Europa.

Nyckeln? Ha flera som styr upp och tydliga roller. Förbered väl. Och sänk tempot. Nu mer än någonsin är pauser “of the essence”.

Här kommer i kronologisk ordning finesserna vi fick uppleva:

Check-in

Aktivera chat-funktionen

Vad heter du och vart befinner du dig? En enkel fråga som redan där aktiverar känslan av att man är med och bidrar. Ännu bättre när moderatorn läser upp ens lilla rad. Det ger en känsla av att man blivit sedd. Viktigt då vi sitter bakom våra skärmar.

Aktivera annotation-funktionen

Visa på en karta vart du är. Moderatorn lägger på en karta i bakgrunden och varje deltagare aktiverar sin “annotation”-funktion längst upp. Vi experimenterar i tre steg:

1. Stjärna för där du är nu.
2. Hjärta där du längtar till
3. Free-play – testa precis vad du vill. Skriva. Rita. Annotation-frenzie.

Ett stort leende när man ser alla crazy grejer som händer på skärmen.

Kombinera med Menti

Följ länken till Menti-frågan som läggs i chatten. Svara på frågan: “Hur är det för dig att vara i digitala möten?” Här får man copy-paste och gå ut från Zoom till sin webbläsare. Klistra in länken. Menti är enkelt och det är bara till att skriva sina tre ord. Därefter tillbaka till Zoom och där visar moderatorn resultatet i en wordcloud. Läser upp några utav de största som kommit fram. Spännande. Det skrev jag 🙂 Känns kul att läsa vad andra tycker och om det är någon annan som har samma tankar som en själv.

Breakout groups

Att välja grupp

I en del möten blir man slumpmässigt skickad till ett rum. Här har GRO tre specifika presentationer att dela med sig utav. Hur man digitalt leder

1. Team
2. Storgrupp
3. Workshops

Smart: Redan innan annotations-aktiviteten fick vi själva välja grupp genom att sätta en siffra framför vårt namn. Jag valde grupp 1 och passade på att ändra från Mina till Tango Mina med 🙂

Då har teamet behind the scenes haft lite tid att checka av vem som vill in i vilka grupper och trixat med det in the back-end.

En sista instruktion: “Res på er och snurra några varv så befinner ni er plötsligt i ett annat rum” Under tiden blir vi “utslungade” till breakout-gruppen. Eller tekniskt i zoom kallas det för “rum”.

Presentation i grupp

Thekla Schneede och Ulrika Tillberg Luckey leder presentationen i Team-sessionen med hjälp av bra översiktsbilder som de förberett i en powerpoint.

De lyfter vikten av att skapa ett VI. Var medveten om att tänka process. Varje möte har ett före, under och efter. Innan mötet öppnar man upp för möjligheten att vara delaktig. Det kan vara genom ett google-doc eller google-slides där man ber deltagarna dela en bild eller annan information som kan vara bra inför mötet. Och även efter mötet är det viktigt att följa upp och hålla uppe det momentum som skapats under mötet.

Vi får även tillfälle att ställa frågor via chat-funktionen.

Tips: Tacka presentatörerna genom att vifta med båda händerna

Förankra den nya informationen

Vi slungas tillbaka till det gemensamma rummet. Härnäst blir vi slumpmässigt tilldelade nya mindre grupper om 4-5 personer med någon från respektive session. Här ska vi dela med oss utav vad vi lärde oss och ha dialog. Nedräkningen av antal minuter man har på sig i rummet visas längst upp till höger. Det känns bra att kunna se och alla är måna om att ge varandra tid.

En deltagare nämner att det är något speciellt med att man befinner sig i sitt hem och att de skapar en viss trygghet som gör att man känner sig mer bekväm i att tala och dela med sig.

Efter ett par minuter är vi åter tillbaks i huvudrummet.

Gemensam uppföljning

Nu är det dags för “Akvariet” där 5 personer självmant får volontära till att dela med sig av sina lärdomar i den stora gruppen. I ett fysiskt rum går man helt sonika in i mitten om man känner sig manad. Hur gör man i det digitala rummet? Jo, här kommer ett till smart trick:

Moderatorn ber alla att stänga av sina videos. Därefter kan den som vill vara en av de 5 personerna sätta på sin video. Då hamnar de på första sidan så att alla kan se dem. Och det är enligt den simpla principen “först till kvarn”.

Akvariet är en skön aktivitet där man fokuserat kan lyssna på en grupps dialog. Det digitala ger oss på ett sätt möjligheten att lyssna bättre. Och har man feedback eller en fråga så skriver man den i chatten.

Efter att de två senaste månaderna ha upplevt ett 10-tal digitala möten i olika former så måste jag faktiskt hålla med om att det blir enklare att fokusera och lyssna. Och som deltagaren tidigare sa, att man blir mer bekväm i att göra sig hörd. Man får andra verktyg förutom att ställa sig upp i ett rum där man knappt känner någon. Att skriva i chat-funktionen är betryggande. Även just miljön att man befinner sig i sitt hem och bakom en skärm skapar någon form utav trygghet.

Så jag skulle nog ändå vilja påstå att digitala möten kan vara RIKTIGT utvecklande för team och grupper. Men det krävs desto mer av den som planerar och håller i mötet. Jag tror att vi kommer att lära oss mycket som vi tar med oss ut till det “verkliga” livet när det kommer igång igen.

Check out

Räck upp handen

Nu kan alla sätta på sin video igen och vi kan ta övriga. Någon som har en fråga eller något annat att säga?

Det finns en smidig “raise hand”-funktion i zoom som gör att moderatorn kan se vem som räcker upp handen och i vilken följd. Smidigt eller hur?

Jag måste ju bara räcka upp och säga hur grymma GRO-teamet varit. Har känt mig super-trygg hela vägen.

Dansa

En perfekt aktivitet för att få igång cirkulationen. Moderatorn sätter på en av världens mest dansanta låtar, genom “Share presentation” – “Only audio”, och vi alla dansar. Härlig och kul känsla.

Utchecknings-fråga

En sista mentifråga: “Vad tar du med dig från webinariet?”. En bra fråga för att själv reflektera men även för teamet som organiserat webinariet att följa upp.

High-Fivea

Ett kul avslut är ju ett måste. Här får vi simulera en dubbelsidig high-five genom att klappa ut mot sidorna så att det ser ut som att vi high-fivar personen vi ser på videon bredvid. En klassiker.

Ciao

GRO-teamet säger hejdå och berättar att de som vill hänga lite till kan gärna stanna kvar. Lite efter-häng är ju alltid trevligt och borde alltid ingå – tycker jag. Som i verkligheten 🙂

Tack till Pontus Holmgren, Johan Holm, Caroline Stiernstedt Sahlborn, Thekla Schneede, Ulrika Tillberg Luckey och alla andra i GRO-teamet. Härligt få hänga med er en dag som denna.

Nu har min Spotify flippat ut. Spelade låten Happy med Pharrell när jag satt och finslipade scriben.* Spotify har kört automatisk uppspelning sedan dess och väljer ut allt från Janet Jackson till en skrämmande stråk och action låt: “The Big Battle”. Ah, den är från filmen Despicable me. Happy är med på det filmalbumet. Då förstår jag.

* Scribe. Kallas även graphic recording, visual notes med mera. Vi på Simply brukar kalla resultatet för scribe och det vi gör för Live Scribing. Det känns mer aktivt och poängterar att det sker live. I detta fallet utan förberedelse eller kunskap om vad innehållet kommer att vara. Vi plockar helt enkelt upp höjdpunkterna från det vi upplever genom att lyssna, sålla och aktivera den där finnessen som heter intuition. Vad är det som är viktigt för rummet? Vi försöker hålla oss så objektiva som möjligt, som en språk-tolk. Men klart är vi färgade av våra egna perspektiv och tidigare erfarenheter. Oh, just ja. Vi har ju faktiskt även en svensk benämning: Mötesritare. Ja. Det känns ändå ganska bra att kunna visualisera det som hänt på mötet. Bilderna hjälper i alla fall mig att komma ihåg vad som sagts. Kanske även dig?

Kika in på på vår blogg för att se hur det kan se ut när Simply jobbar digitalt: Live Scribing för Kulturskolorna i Skåne

Vill du veta mer om visuell facilitering och varför visuella mötesanteckningar funkar så bra? Läs Visual Thinking – A new old trend

Med värme,

Mina

mina@simplydrawitbig.com, 0735012155